Segundo a Portaria n.º 145/2010, de 10 de Março, “designa-se por certidão permanente de registo civil a disponibilização do acesso à informação, em suporte electrónico e permanentemente actualizada, das menções e averbamentos constantes no assento de nascimento”, evitando-se a necessidade de obter essa certidão através da deslocação à conservatória competente que teria de emitir uma em suporte de papel.

O diploma especifica ainda que o pedido de acesso à certidão permanente de registo civil será feito através do site Civil Online, do Instituto dos Registos e do Notariado (IRN), estando o serviço disponível já a partir de 20 de Março. O pedido deve ser efectuado “pelo cidadão, maior de idade ou emancipado, a quem o registo respeita, e deve ser autenticado electronicamente através da utilização do certificado digital do Cartão de Cidadão”.

Uma vez efectuado o pedido e após confirmação do pagamento dos montantes devidos (definidos no diploma), é disponibilizado ao requerente um código que permite a visualização da certidão permanente no site, excepto nos casos de recusa de emissão, em que é disponibilizado ao requerente a nota com os respectivos fundamentos de recusa.

De acordo com o diploma, a entrega, autorizada pelo titular, a qualquer entidade do código de acesso à certidão permanente irá equivaler à entrega de uma certidão do assento de nascimento.