De um modo geral, qualquer pessoa pode pedir uma certidão, excepto:

• Quando se trata de certidões de assentos de filhos adoptivos, uma vez que só podem ser emitidas certidões de cópia integral, ou extraídas por fotocópia, a pedido das pessoas a quem o registo respeita, seus descendentes, herdeiros e ascendentes;
• Quando se trata de certidões de assentos aos quais tenha sido efectuado averbamento de mudança de sexo e consequente alteração de nome próprio, só podem ser passadas certidões de cópia integral ou fotocópias a requerimento do próprio, dos seus herdeiros e das autoridades judiciais ou policiais para efeitos de investigação ou instrução criminal; 
• Quando se trata de um processo de adopção pendente ou quando esta foi decretada, pois só podem ser requeridas certidões do assento de nascimento do adoptado pelos pais naturais ou adoptantes e desde que esteja assegurada a salvaguarda do segredo de identidade;
• Em caso de confiança judicial ou administrativa do menor, desde que recebida a respectiva comunicação na conservatória, sendo que neste caso deverá ser adoptado um procedimento idêntico ao indicado no ponto anterior;
• Quando se trata de uma certidão de indivíduo declarado contumaz.