Ao aceder às Certidões Online, o utilizador vai ter de preencher um formulário com diversos campos, dependendo da certidão pretendida. Para facilitar este processo, vão sendo apresentadas orientações úteis de preenchimento para que o cidadão tenha sempre perfeito conhecimento de cada campo. No final, ser-lhe-á exibido o pedido elaborado com base na informação fornecida.

Com esta organização, pretendeu-se, por um lado, agilizar procedimentos, garantindo celeridade e comodidade ao utente e, por outro, evitar equívocos no preenchimento do pedido de certidão por parte de quem requer e dúvidas por parte de quem as emite.

A fim de facilitar a tarefa do utilizador, a opção de "Ajuda" contém uma súmula da "Legislação Aplicável" (extraída do Código do Registo Civil, do Código do Registo Predial e do Código do Registo Comercial e das Tabelas de Emolumentos respectivas) e um "Glossário", onde se esclarece o significado de algumas expressões de uso corrente nos pedidos de certidão. Há ainda uma outra área que permite ao cidadão esclarecer algumas das dúvidas mais comuns chamada "Perguntas Frequentes".